日本智慧地所之登記制度及其印鑑證明制度發展

日本智慧地所之登記制度及其印鑑證明制度發展
發表時間 2018/10/01 16:29
閱讀人數 906
作者 積沛辰

赴日考察-產官學界多方學習

為何考察日本不動產登記制度

依據國家發展委員會「第五階段電子化政府計畫-數位政府」,運用資料力量,改變業務申辦方式,以滿足民眾需求。目前在地政業務方面,也逐步應用電子簽章機制,推動網路申辦電子地籍謄本及簡易登記案件,然而網路申辦土地登記業務使用率依然偏低。

我國土地登記制度自日據時期開始,沿襲日本印鑑證明制度,涉及人民財產有關之登記,除當事人親自到場外,長久以來普遍使用印鑑證明作為確認當事人真意之證明,考量日本印鑑證明制度延襲迄今,且日本早在2004年不動產登記法制定時,已導入不動產登記電子申請制度,其不動產登記線上申辦率有顯著成效。

參訪目標

本次前往日本東京考察,參訪單位包含東京法務局、日本台灣不動產協會、Solariage司法書士法人、東京信義房屋、新宿區役所及日本不動產界學者,期望透過本次考察相互學習、以雙方經驗為借鏡,有助於精進我國不動產登記線上申辦機制之發展及促進國際間公務交流。

 

          圖1 參訪新宿區役所

日本不動產登記申請三途徑:書面、半線上、全程線上

目前日本的不動產登記申請方式,可分為三種:書面、半線上及全程線上,民眾或司法書士得視情況選擇適用的申請途徑,進而達到節省時間或交通成本的目的。三種登記申請的途徑分述如下:

(一)書面

以日本現行的不動產登記制度而言,印鑑證明仍為申辦不動產權利移轉或變動時辨識當事人真意的主要方法。尤其以傳統之書面申請登記(圖2),包括郵寄申請在內,申請人必須檢附相關證明文件,印鑑證明也是其中之一。依東京法務局的統計,目前採用書面申請之案件數占東京都轄區申請總案件數約50%。

圖2 日本書面申請流程

(二)半線上(線上申請、紙本審查)

半線上是全程線上及書面的折衷方式,民眾或司法書士先以網路連線將申請文件傳送至法務局系統提出申請,再將紙本申請文件郵寄至不動產座落之轄區分局,完成申請程序,法務局審核完畢後通知司法書士或當事人輸入登記識別情報完成登記程序(圖3)。此一流程是為因應全程線上申請使用率遲遲無法提升進一步建構的機制,目前申請案件數約占東京都轄區申請總案件數之45%。

圖3 日本半線上申請流程

何謂登記識別情報?

登記識別情報是用來取代以前的登記完成權利證,以資證明不動產所有權人產權的重要文件,於完成審查及登記程序後,由法務局發給不動產產權之權利人(圖4)。登記識別情報實際上是由英數字組合而成的12位數認證號碼,採紙本形式核發,並以不透明膠紙彌封數位認證號碼處。

申請登記時如何使用

通常在申請登記時,義務人需提示紙本登記識別情報,一般是尚未拆封的狀態,以示該數位認證號碼未向權利人或代理人以外之第三人揭露,登記程序完成後,便會核發全新的登記識別情報給新的登記名義人。即便是相同標的,一旦登記名義人變更,登記識別情報會隨之更新。

圖4 登記識別情報

(三)全程線上

日本政府於2015年開始實施My Number制度,在此制度下,My Number具有數位簽證功能及其法律效力,所以申請人可以在不使用印鑑的情形下向法務局提出申請,既未用印,則無需檢附印鑑證明。在委任司法書士的情況下,若司法書士也已經登錄電子簽章,可以直接於線上完成申請作業。當事人或所委任的司法書士再於線上輸入登記識別情報後完成登記(圖5)。

有別於傳統的書面申請,全程線上係以數位簽證的方式取代傳統的印鑑制度辨識當事人申請登記的真意的辨別。此種途徑申請案件數約占東京都轄區申請總案件數之5%。

圖5 日本全程線上申請流程

印鑑證明/My Number確認當事人真意

(一)印鑑證明

關於印鑑證明的登錄(圖6),從過去就不動產登記、汽車登錄、公證文書製作等國民權利義務發生或變更之場合中被廣泛的利用。在日本,印鑑證明制度的功能係為確認:

  1. 申請者與本人確為同一人
  2. 申請人的意思表示是否真實無偽                  圖6 印鑑證明
  3. 確認申請書的責任歸屬
                                                                                                                                                                                        

                                                 

    

(二)My Number

My Number是一組12碼的個人編號,同時也有實體卡片(圖7)。日本政府依據居民基本資訊登記本,為每一位國民賦予一組12位數字的終身不變的個人編號,用於社會保障、稅務、防災對策,以及地方政府處理法律條例規定的各類事務等場合。                                   

圖7 My Number card              

臺日制度比一比

相較於我國,日本的不動產登記制度係屬形式審查,登記機關的責任相對較小。在日本,涉及權利變動的相關登記項目之所以可以推動全程線上申請,關鍵在於各項重要資訊及文件的數位簽證化,像是將登記權利證明(即權狀)轉換為登記識別情報(12位數認證號碼)、以My Number取代印鑑證明等,但僅管如此,根據東京法務局的統計,採用全程線上的申請案件數量仍為少數,主要原因仍與社會大眾的交易習慣難以於一夕之間變動息息相關。

表1 臺日登記制度比較表

從日本經驗看臺北

(一)印鑑制度難以廢除

有關廢除印鑑證明的議題,新宿區役所表示,印鑑制度在日本使用已有相當久遠的歷史,不僅社會大眾已經相當習慣,且印鑑證明作為民眾辦理各項事務的重要文件,交易過程中並無嚴重弊害存在,因此若要將該制度完全廢除,短期內可行性低且困難度高。

(二)傳統書面及電子簽章雙軌併行

從不動產登記業務的角度觀之,日本實施以電子認證制度方式試辦申請不動產登記,主要是希望藉此制度能滿足一定條件的當事人以電子署名(數位簽章)取代印鑑證明書,透過網際網路方式申請,惟此乃雙管齊下,並非強制,使用與否係由民眾依個人之意向或需要決定。

(三)日本線上申請使用誘因:無法臨櫃跨區申請不動產登記

本次受訪的司法書士說明,由於日本沒有跨所送件制度,半線上的申請模式確實替他們節省許多往返各轄區法務分局的時間及交通成本,因此他們願意採用。從圖8可以看出日本東京光是東部的面積就已經是臺北市的2.3倍,如果以傳統方式臨櫃辦理書面申請又無法跨區,確實需要耗費大量時間及交通成本。

圖8 日本東京及臺北市面積比較圖 

(四)申請登記全程線上化仍有努力空間

至於全程線上的申請模式,確實也能夠達到替申請人節省時間的目的,但因需以數位認證方式申辦不動產登記,實際上並非所有民眾都持有My Number,且日本民眾對My Number的個資保護仍有所存疑,爰普遍仍習慣將印鑑證明視為交易真意的確認,作為申請不動產登記之文件,故採用電子認證的全程線上不動產登記申請模式在日本仍未普及。

表2 臺北智慧地所及日本線上申辦不動產登記比較表

智慧便民更進一步

(一)法令修訂與時俱進

為達成e化便民的政策目標,臺北市107年實施「智慧地所邁大步」亮點計畫,並推動擴大線上申辦登記案件、電子支付以及金融機構印鑑比對系統等創新措施,以落實臺北地政維新之綜合治理。見賢思齊,藉由本次參訪所見,可知以目前智慧地所推出的系統服務,在跨所及分案的彈性上,我們給民眾更多的選擇及貼心服務,但在電子簽章的部分因為礙於法規,所以目前仍有推行上的限制,如未來配合中央修訂相關規定,相信智慧地所系統的便民服務得以更加盡善盡美。

臺北市自107年3月29日推動智慧地所線上申辦系統,係為提供民眾及地政士更便利及有效率的申請管道,目前礙於法規限制無法適用於所有登記案件,且臺北已開辦跨所收件及跨所登記之便民制度,所以在使用誘因上相對於日本因為沒有跨區跨所便民措施的限制而顯得較低。

(二)持續增加系統功能、辦理教育訓練

為了改善及精進系統功能,除了從法規面考量,更重要的是使用者經驗及反饋,將其列入參考並據以優化系統功能,讓系統可以更人性化、更直覺式的使用。地政事務所受理的人民申請案件,以登記、測量案件及謄本申請為大宗,其他類申請案件(例如:代理人送件明細)應逐步規劃納入智慧地所服務系統,並針對未使用智慧地所之地政士每季或每半年辦理系統教育訓練,增加地政士對於系統熟悉度及接受度,以提高線上申辦率。

(三)服務持續性與擴散性

推動臺北智慧地所服務系統非全程式線上申辦,可以簡化地政士臨櫃申請跨縣市代收案件及地所同仁受理跨縣市代收作業程序,除了持續優化系統功能及增加申辦案件項目外,未來亟能推廣到全國各縣市地政事務所,達到全面簡化申辦作業流程目標。

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